A Importância do plano de projeto

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Imagine você sair da cidade onde reside e ir até Mococa (localizada na região Oeste do estado de São Paulo), sem um roteiro, sem mapa, sem saber que estradas pegar, qual é o tempo a ser gasto, o menor percurso, dentre outras informações; você não terá certeza de alcançar seu objetivo. Trazendo para o mundo de gestão de projetos você necessitará de um guia contendo quais atividades devem ser realizadas, o que será realizado, em quanto tempo, quem são as pessoas envolvidas, uma série de informações. Para isso faz-se necessário um plano de projeto.

O plano de projeto é o documento que reúne e organiza todos os documentos da fase de Planejamento, devendo ser elaborado pela equipe de Gerenciamento de Projetos e aprovado pelo Patrocinador. O Plano de Projeto define como o Projeto será executado, monitorado, controlado e encerrado, e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o Projeto foi aprovado.

Está dividido em 9 grandes grupos de processos: Gerenciamento de Escopo, Gerenciamento do Cronograma, Gerenciamento de Custo, Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Recursos Humanos, Gerenciamento das Comunicações, Gerenciamentos dos Riscos, Gerenciamento das Aquisições, Gerenciamento da Integração.

Objetivos definidos: muitos gerentes de projetos falham nesse item, pois você sabe o objetivo do projeto, mas muitas vezes não é o mesmo objetivo do cliente. Para seu cliente o principal objetivo pode ser a data de entrada em operação do sistema, já você pode ser entregar o projeto com uma semana de antecedência, visando redução de custos, riscos, etc. É fundamental entender o objetivo do projeto entre as partes interessadas – stakeholders, alinhar expectativas; para isso existe a Reunião de Transição com o Comercial e Alinhamento de expectativas com o cliente, outro ponto importante é documentar essas reuniões.

Escopo definido: o escopo nada mais é o que será feito, no plano de projeto esse escopo precisa ser detalhado, todas as tarefas e atividades. Esse é o momento de definir sua EAP ou Work Breakdown Structure.

Ciclo de vida do projeto: O ciclo de vida de um projeto define as fases e atividades do projeto, por exemplo: Gerenciamento, Especificação funcional, Especificação técnica, Interfaces, Desenvolvimento, Testes, Homologação e Implantação, essas fases variam de projeto para projeto.

Estimativas: estimativas de esforço, custo; documente qual foi à técnica utilizada para dimensionar o esforço, logo você calculou prazo e custo, correto! Caso contrário seu projeto afundará.

Cronograma: um bom cronograma é fundamental, não há mistério ele deverá conter as fases e atividades do projeto, datas, recursos envolvidos, dependências, milestones, esforço, custo e a medida que o projeto seja executado o percentual de completude. Gaste parte do seu precioso tempo para desenvolver seu cronograma ele servirá de controle para tudo.

Steakholder quem são: ter mapeado quem são as partes interessadas do seu projeto é primordial e ir além planeje como lidar com cada um deles: cliente, usuário, a equipe, a diretoria tenha uma abordagem estruturada para cada parte interessada. Essas pessoas podem tornar seu projeto um sucesso ou um fracasso.

Riscos: No momento da elaboração do plano de projeto você já terá uma boa ideia dos riscos que impactam seu projeto, lembrando que riscos surgem ao longo da vida do projeto e devem ser gerenciados.

Aprovação: E por último seu plano de projeto precisa ser aprovado entre as partes interessadas, esta aprovação precisa ser formal.

Segundo o Gartner Group os projetos falham por diversos motivos entre os mais freqüentes estão:

· Metas e objetivos mal estabelecidos

· Falta de entendimento das necessidades do cliente e das posições dos stakeholders

· Falha no detalhamento do escopo

· Prazos não realistas

· Estimativas de custos incorretas

· Orçamento mal planejado

· Processos de controle inadequados

· Inabilidade na gerência de recursos humanos

· Motivos externos da empresa que afetam diretamente o sucesso do projeto

O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimento na qualidade do projeto. Investir em planejamento é reduzir incertezas.

Fonte: Administradores.com

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