De Novo Outra Reunião

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Esta parece ser uma exclamação muitas vezes repetida por várias pessoas nas empresas atualmente. Mas, o que isto quer dizer? Já foi diferente no passado? Hoje se faz mais reuniões nas empresas do que há 20 anos? Provavelmente a resposta a estas perguntas é sim.

No início, demoramos um pouco para entender que as transformações organizacionais recentes apontavam para modelos de organização mais participativos, que enredavam pessoas e áreas nos processos internos de uma forma muito diferente de 20 anos atrás. Diante desta incompreensão, as reuniões que decorriam destes modelos foram alvo de inúmeras críticas e de supostas regras de funcionamento adequado. Como se elas fossem o mal, cursos, dicas, receitas foram criadas para que se tornassem mais eficientes. Na verdade, esta nossa cegueira era simplesmente uma forma refinada de resistência à mudança, pois a transformação era inevitável, estávamos lidando apenas com um sintoma.

O fato é que a diminuição da hierarquia, o redesenho de processos, as estruturas matriciais, o enxugamento em geral, trouxe uma nova forma de articular e envolver os atores organizacionais nos processos de trabalho.

Quais são, afinal, as características destes modelos em relação aos impactos que trazem ao comportamento humano?

– São mais amigáveis ao trabalho em equipe em detrimento do trabalho individual;
– Preocupam-se igualmente com o comportamento eficiente e o eficaz;
– Trazem mais conflitos ao cotidiano, porque aumentam a interação entre pessoas e áreas;
– Apostam na cultura da participação e do envolvimento das pessoas;
– Propõem uma compreensão de processo e não somente a funcional e ou hierárquica;
– Exigem visão sistêmica de todos.

Diante deste quadro, as reuniões devem ser encaradas como um espaço e um tempo privilegiado para se fazer as necessárias articulações entre os trabalhos de todos os presentes, para se conseguir o apoio formal de uns ao trabalho de outros, para troca de informações importantes, para o estabelecimento de prioridades, para a busca de consenso diante de interesses legítimos que precisam ser negociados, entre tantas outras finalidades.

Hoje, chegar a uma reunião com a sensação ou a idéia de que ela é desnecessária e burocrática, pode levar a equívocos e retrabalhos posteriores. Mais do que isso, ela é a principal forma de se trabalhar hoje em dia: a reunião é o trabalho. É ali o palco para se decidir avanços e formalizar etapas, envolver outros e avaliar progressos, estabelecer alianças e celebrar pactos.

Isto não quer dizer que não se tenha que tomar alguns cuidados com sua condução, seu funcionamento interno e a freqüência com que acontecem. Mas como se pode perceber, este é apenas um aspecto menor da questão, pois a partir do momento que pessoas se conscientizem da sua importância, as reuniões se transformam em trabalho, apresentam-se como vitais ao trabalho de todos e começam a receber, espontaneamente, a contribuição dos participantes para seu funcionamento eficiente. Regras não resolvem este problema, mas a consciência das pessoas sim.

Nas reuniões trabalha-se articulado no coletivo, em equipe, que é o formato privilegiado do trabalho nas empresas de hoje. Por isso exigem dos participantes um repertório de comportamento interpessoal diferenciado. Este sim é o problema.

Aqueles que não contam com este repertório podem complicar o desenrolar normal de uma reunião. Estamos nos referindo a um grupo de competências essenciais ao desempenho eficaz em modelos de organização do trabalho e de gestão que privilegiem o trabalho coletivo. Estas ficam mais visíveis quando se está, por exemplo, em uma reunião:

– Administrar conflitos entre áreas e pessoas e construir soluções negociadas;
– Estabelecer pactos de planejamento e execução de projetos comuns;
– Saber ouvir;
– Lidar com pessoas de comportamento difícil;
– Superar questões menores e individuais em nome do objetivo comum e coletivo
– Assertividade;
– Compor com as diferenças individuais;
– Estabelecer consensos;
– Incentivar comportamentos adequados, inibir inadequados;
– Reconhecer opiniões diferentes e, eventualmente, melhores do que as próprias;
– Focar as discussões em aspectos profissionais, tentando isolar os pessoais;
– Incentivar as complementaridades de competências entre todos;

Pode-se ir mais adiante, mas esta amostra parece suficiente. É claro que se trata de um repertório muito diferenciado e sofisticado, porém isto se deve à complexidade vivida e experimentada por todas as pessoas nos ambientes organizacionais contemporâneos. Visto por esta ótica, uma reunião se transforma também em um ótimo espaço e tempo de desenvolver pessoas, portanto mais um motivo para ser freqüentada. Nelas, estas competências são utilizadas e exercitadas com maior freqüência e profundidade, e obviamente levando reflexos ao cotidiano, onde são indispensáveis.

Fonte: Luis Felipe Cortoni – professor da Fundação Vanzolini USP e sócio-diretor da LCZ Desenvolvimento de Pessoas e Organizações

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