Quando falamos em comunicação empresarial estamos nos referindo a um dos maiores tesouros de uma boa empresa, pois sem uma boa comunicação, seja interna e externa, a organização não vai para frente. E hoje ela conta com muitas ferramentas tecnológicas para ajudar neste quesito, como PABX, telefones celulares corporativos, reuniões internas, eventos externos, etc.
Mas como aliar todas as ferramentas para construir uma boa comunicação dentro e fora de sua organização, ou seja, com seus colaboradores e também clientes?
Lógico que, antes de tudo, é preciso fazer um planejamento e ver as áreas onde a comunicação é mais falha para depois investir nesta parte e estudar as possibilidades.
Como saber quando deve investir na comunicação empresarial
Muitos empreendedores possuem bons negócios que vão perdendo credibilidade com o tempo devido à falta de uma boa comunicação organizacional. O erro está justamente em não saber como avaliar este tipo de comunicação e decidir o momento certo de investir nesta área.
Para que você saiba se precisa ou não prestar mais atenção na forma como sua empresa se comunica algumas perguntas sempre ajudam:
•Para comunicação interna:
Meus colaboradores conseguem se comunicar facilmente?
As linhas telefônicas da empresa não ficam congestionadas devido aos colaboradores estarem falando entre si?
A conta de telefone veio alta porque os funcionários fizeram diversas ligações entre eles mesmos?
Os colaboradores estão circulando muito pela empresa para poderem se comunicar, indo de sala em sala e atrapalhando alguns processos, além de ter uma produção baixa?
Os funcionários estão realizando processos errados porque não possuem um canal fácil de comunicação para tirar dúvidas quando os superiores não estão por perto?
•Para a comunicação externa:
Os clientes estão reclamando que ligam e só dá ocupado?
Seus consumidores reclamam que não conseguem falar com o responsável pelo problema porque sempre pedem para ligar em outro momento?
Você não consegue ligar para seus fornecedores porque o telefone da empresa sempre está ocupado?
Sua conta de celular está vindo alta porque sempre utilizar o celular para fazer ligações aos clientes devido ao telefone da empresa estar ocupado?
Se as respostas para estas simples perguntas mostraram que a comunicação está sendo ineficiente e os gastos com telefone também são altos está na hora de ver alguma solução para que sua empresa melhore a comunicação.
Como melhorar a comunicação empresarial
Depois de avaliar que há problemas de comunicação na empresa é necessário analisar onde existe este problema para estudar a melhor solução para ele. Algumas alternativas disponíveis:
PABX: o PABX é uma central telefônica que possui diversas linhas e ramais que podem ser personalizados de acordo com o tamanho da empresa para que os clientes não encontrem sempre o telefone ocupado e para que os colaboradores possam conversar entre si utilizando apenas o ramal, gratuitamente.
Telefone celular corporativo: no caso dos celulares corporativos é preciso avaliar quantas linhas seriam necessárias para os colaboradores que necessitam se comunicar mais enquanto ficam fora da empresa. Eles podem fazer ligações gratuitas entre todos os celulares corporativos cadastrados e ainda possuem descontos em outras tarifas.
Reuniões internas: as reuniões com os colaboradores são uma boa saída quando a deficiência da comunicação está no entendimento de alguns processos, pois eles podem tirar dúvidas. Porém, se não for feita com grande frequência, não tem resultado, além de que deve ser vista como complemento, pois a grande frequência de reuniões pode atrasar a produção dos colaboradores.
Redes sociais: é um recurso de comunicação gratuito que deve ser utilizado pela sua empresa para facilitar a comunicação externa sem grandes esforços e gastos, mas é preciso pessoal treinado para lidar com os consumidores.
Eventos externos: a realização de eventos possibilita a proximidade da empresa com seus consumidores, o que abre oportunidade para cada um expor seu ponto de vista, fazer elogios e críticas. Como no caso da reunião, deve ser algo frequente para dar resultados, mas precisa ser visto como um complemento, já que o consumidor não vai querer esperar um evento acontecer para falar com a organização. Os gastos também devem ser avaliados.
Lógico que estas são apenas algumas formas de melhorar a comunicação empresarial. E você, qual utiliza em sua organização que dá mais resultado?
Fonte: Administradores.com
